Règles de base pour la configuration et l’équipement d’un local de pré-archivage

Le local d’archivage doit être installé dans un espace aveugle et isolé. Il doit être doté d’une porte coupe-feu avec groom, fermée à clé en permanence, et devra être relié au système d’alarme incendie. Un extincteur à eau sans additif est à prévoir à l’extérieur de chacun des deux locaux.

Le sol de la salle d’archivage pourra être recouvert, soit d’une peinture anti-poussière, soit d’un revêtement en linoléum. Tout revêtement en moquette est à proscrire.

Les rayonnages obéissent à quelques règles pratiques. La hauteur des travées ne doit pas dépasser 2 mètres et un intervalle de 0,80 m devra être respecté entre la dernière tablette et le plafond. Afin d’éviter le contact avec un mur humide ou poussiéreux, elles ne devront pas être collées contre le mur. Pour faciliter la circulation et le travail, un intervalle de 0,80 m entre deux rayonnages sera respecté.

Les boîtes sont rangées, sans être trop serrées, sur des rayonnages métalliques, et en aucun cas entreposées à même le sol. Avant le transfert définitif des archives dans le nouveau local, les boîtes devront être dépoussiérées et les boîtes les plus endommagées seront changées. Le local de pré-archivage ne devra pas servir au stockage de documentation ou de matériel (stocks de fournitures de papeterie ou de matériel d’entretien par exemple).

Afin de vous prémunir contre tout risque éventuel de dégât des eaux, les locaux d’archivage ne doivent pas comporter de canalisations d’eau, qu’il s’agisse de descentes d’eaux pluviales, de condensats des centrales de traitement d’air, d’eaux usées ou de colonnes d’arrivées d’eau.

Pour une bonne conservation des documents d’archives, on recommande de maintenir dans les locaux d’archivage une température et une hygrométrie constantes tout au long de l’année, soit une température de 18° +/- 2° et une hygrométrie de 55% +/- 5%. La climatisation permet en contrôlant de manière automatisée ces taux, d’atteindre cet objectif.

L’ensemble de ces règles et des textes réglementaires est disponible sur le site Internet du Service interministériel des Archives de France :

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/batiments/regles/

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/batiments/textes/